以案说法

重要的书面文件如何邮寄送达及保留证据
江苏君远律师事务所

    一、案例介绍
    2008年6月28日某建筑公司与某电器公司签订了《建设工程施工合同》：由建筑公司承建电器公司的工业厂房及办公楼项目。该工程竣工验收并结算后，电器公司共计支付工程款4000多万，尚欠1000万迄今未付。上述欠付款项建筑公司多次向电器公司，但电器公司均以种种理由推脱不付。
    2012年7月15日，建筑公司由于周转资金紧张，于是便以EMS特快专递的形式向电器公司寄出了正式催要1000万工程款的函件（简称催款函），但迟迟未得到电器公司的回音。
    2013年8月20日，建筑公司将电器公司起诉到法院，要求电器公司立即支付拖欠的1000万元工程尾款，并承担逾期付款的利息。在审理中，电器公司否认曾收到建筑公司的催款函，认为建筑公司在两年诉讼时效期间内未向其主张过该笔货款的权利，已经超过了两年的诉讼时效，丧失了胜诉权。
    法院在审理中查明，建筑公司确实于2012年7月15日以特快专递的形式向电器公司寄出了催款函，以此来主张1000万工程款的权利。因此，建筑公司于2013年8月20日提起诉讼，并未超过二年的诉讼时效。
    法院最终支持了建筑公司的诉讼请求。在本案中，建筑公司能胜诉的关键在于保存了能有力证明其曾向电器公司主张过权利的证据，诉讼时效并没有中断。
    二、律师建议
    我们在为顾问单位提供法律服务时发现，大部分企业并不知道如何送达文件，如催款函、重要的公函、解除合同的函件等。通常情况下，企业在邮寄送达时会选择快递公司，却不注意填写快递详情单并保留相关证据。在发生诉讼需要证明已经送达过该份文件时，才发现根本没有保留相关证据，或者已保留的快递详情单无法证明已经发出相关文件且收件人已经签收。
    在合同履行过程中，向合同相对方送达书面文件是无法避免的。对于重要的、在诉讼中将作为证据的书面文件该如何邮寄送达及保留证据，我们建议如下：
    1、采取邮寄送达方式送达书面文件。关于送达公司，我们建议选择邮政特快专递（EMS），原因在于只有EMS才能查询回执。在采取EMS方式送达时，应注意以下几点：
   （1）快递详情单上应注明寄件日期；
   （2）详细填写快递详情单上的内件品名一栏，如寄出文件为××项目的工程款催款函，那么内件品名一栏应填写“关于××项目的工程款催款函”；
   （3）快递详情单上应有邮政的章。
    2、文件寄出后，应及时查询回执，并要求邮政提供经盖章的回执，该回执是证明文件已经送达的关键证据。
    3、将快递详情单、文件的复印件、回执作为证据妥善保存。
    4、若合同中约定的送达地址变更，应及时采取以上方式将新地址书面送达给合同相对人。